ติดต่อราชการ – นพภัสสร ทนายอุ่นใจ

การติดต่อราชการเป็นเรื่องที่ประชาชนจำนวนมากต้องเผชิญ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเอกสาร สิทธิ หน้าที่ หรือการดำเนินการทางกฎหมาย บทความนี้จะอธิบายให้เข้าใจว่า อะไรคืองานราชการ งานใดต้องทำด้วยตนเอง งานใดสามารถมอบอำนาจได้ และต้องเตรียมตัวอย่างไร เพื่อช่วยลดความเสี่ยง ความผิดพลาด ความยุ่งยาก และประหยัดเวลาในการติดต่อหน่วยงานของรัฐ

ด้วยเหตุผลสำคัญที่ทำให้หลายคนเลือก “มอบอำนาจ” แทนการไปติดต่อราชการด้วยตนเอง ได้แก่ การใช้เวลานาน บางเรื่องต้องใช้เวลาทั้งวันหรือหลายวัน ขั้นตอนยุ่งยาก มีระบบและระเบียบหลายขั้น กระทบการทำงานหรือธุรกิจ โดยเฉพาะผู้บริหารหรือพนักงานประจำที่ต้องลางาน ไม่รู้ขั้นตอนหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ ไม่ทราบว่าต้องติดต่อใคร ใช้เอกสารอะไร การติดต่อหน่วยงานทำได้ยาก ทั้งทางโทรศัพท์และการประสานงานล่วงหน้า

งานราชการคืออะไร

งานราชการคืองานที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานของรัฐ ไม่ว่าจะเป็น ราชการส่วนกลาง เช่น กระทรวง ทบวง กรม ราชการส่วนภูมิภาค เช่น จังหวัด อำเภอ ราชการส่วนท้องถิ่น เช่น เทศบาล องค์การบริหารส่วนตำบล ซึ่งแต่ละหน่วยงานของรัฐจะมีรูปแบบ และเงื่อนไข และขั้นตอน หลักเกณฑ์การการติดต่อที่แตกต่างกันทั้งนี้เป็นตามกฎหมายกำหนด ในการติดต่องานราชการจึงครอบคลุมตั้งแต่การขออนุญาต การยื่นคำร้อง การขอเอกสาร ไปจนถึงการดำเนินการทางกฎหมายกับหน่วยงานรัฐต่าง ๆ

งานราชการประเภทใด “ต้องทำด้วยตนเอง”

งานราชการบางประเภทเป็น เรื่องเฉพาะตัว กฎหมายกำหนดให้เจ้าของเรื่องต้องไปดำเนินการด้วยตนเอง ไม่สามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นทำแทนได้ เช่น การทำบัตรประจำตัวประชาชน การจดทะเบียนสมรส การจดทะเบียนหย่า การรับรองตัวบุคคลในบางกรณี งานเหล่านี้เกี่ยวข้องกับสถานะและสิทธิส่วนบุคคลโดยตรง จึงต้องให้เจ้าตัวไปแสดงตนต่อเจ้าหน้าที่

งานราชการใดสามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการแทนได้

หากไม่ใช่เรื่องเฉพาะตัว บุคคลสามารถ มอบอำนาจให้ผู้อื่นไปดำเนินการแทนได้ เช่น การยื่นเอกสาร การขอคัดสำเนาเอกสารราชการ การติดต่อประสานงานหน่วยงานรัฐ การดำเนินการด้านที่ดิน การจดทะเบียนนิติกรรมบางประเภท การติดต่อราชการแทนบริษัทหรือองค์กร การมอบอำนาจช่วยลดภาระเวลา และทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขั้นตอนการมอบอำนาจให้ถูกต้อง

1. เตรียมเอกสารส่วนตัว สำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบอำนาจ และ ผู้รับมอบอำนาจ เพื่อร่างหนังสือมอบอำนาจ

2. การร่างหนังสือมอบอำนาจ โดยทั่วไปการจัดทำหนังสือมอบอำนาจ สามารถสรุปองค์ประกอบสำคัญได้ดังนี้

ระบุข้อความบนหัวกระดาษว่า “หนังสือมอบอำนาจ”
ระบุ สถานที่ ที่จัดทำหนังสือมอบอำนาจ
ระบุ วันที่ จัดทำหนังสือมอบอำนาจ
ระบุชื่อ–นามสกุล และที่อยู่ของผู้มอบอำนาจ และ ผู้รับมอบอำนาจ ให้ครบถ้วน
ระบุ กิจการหรือการกระทำที่ประสงค์จะมอบอำนาจ อย่างชัดเจน
ระบุข้อความว่า กิจการใดที่ผู้รับมอบอำนาจได้กระทำไปตามหนังสือมอบอำนาจนี้ ให้ถือเสมือนว่าผู้มอบอำนาจได้กระทำด้วยตนเองทุกประการ
ลงลายมือชื่อ ผู้มอบอำนาจ ผู้รับมอบอำนาจ และพยาน ให้ครบถ้วน

หมายเหตุ บางหน่วยงานราชการอาจกำหนด แบบฟอร์มหนังสือมอบอำนาจเป็นการเฉพาะ ควรตรวจสอบก่อนใช้งาน เช่นกรมที่ดิน และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์

4. ติดอากรแสตมป์ ให้ถูกต้องตามกฎหมายประมวลรัษฎากร บัญชีอัตราอากรแสตมป์ แนบท้าย ประมวลรัษฎากร ตราสารมอบอำนาจซึ่งบุคคลหนึ่งมอบอำนาจให้บุคคลอีกคนหนึ่งกระทำการแทนกำหนดให้ต้องเสียอากรแสตมป์ ดังนี้ มอบอำนาจดำเนินการเฉพาะเรื่องต้องติดอากรแสตมป์ จำนวน 10 บาท หรือมอบอำนาจให้ดำเนินการหลายเรื่อง หรือทั่วไป แทนผู้มอบ ต้องติดอากรแสตมป์ จำนวน 30 บาท

5.เอกสารที่ใช้ประกอบในชุดหนังสือมอบอำนาจ ต้องมีสำเนาบัตรประชาชน ของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ พร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง

6. เอกสาร หลักฐาน ประกอบ ในเรื่องที่ต้องการติดต่อหน่วยงานราชการในเรื่องนั้น เนื่องจากเอกสารที่ต้องใช้ในแต่ละหน่วยงาน แต่ละเรื่องที่ติดต่อนั้นการใช้เอกสารอาจมีความแตกต่างกัน (ทนายความจะเป็นคนแจ้งให้กับท่านทราบว่าเอกสารต้องการหลักฐานอะไรบ้าง)